Datenschutzerklärung
Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer B2B-Website und bei der Bearbeitung Ihrer Eventanfrage. Für unsere gesonderten Ticketshops und andere verlinkte Websites gelten deren eigene Datenschutzhinweise.
1. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt
Agentur Erlebnisraum GmbH, Saargemünder Str. 11, 66119 Saarbrücken, Deutschland. Vertreten durch Michael Hess und Julian Blomann. Telefon: +49 (0)681 7020681. E-Mail: mail@agentur-erlebnisraum.de.
Der auf unserer bisherigen Website benannte Datenschutzbeauftragte ist Fabian Theobald, erreichbar unter f.theobald@agentur-erlebnisraum.de und unter der oben genannten Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“. Die Aktualität dieser Benennung wird im Rahmen der Freigabe dieser Prüffassung bestätigt. Datenschutzanfragen können Sie jederzeit auch an mail@agentur-erlebnisraum.de richten.
2. Website-Betrieb und Hosting
Der neue Website-Entwurf wird über Sites von OpenAI bereitgestellt. Die technische Auslieferung und der serverseitige Websitebetrieb verwenden Cloudflare-Infrastruktur. Microsoft Azure ist die gesonderte Schnittstelle für die Verarbeitung von Anfragen; SharePoint ist unser interner Datenkern. SharePoint ist nicht der öffentliche Webserver.
Beim Abruf der Website werden insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Antwort- und Fehlerdaten verarbeitet. Das ist erforderlich, um Inhalte auszuliefern, Verbindungen abzusichern und Störungen oder Angriffe zu erkennen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht an einem sicheren, zuverlässigen Webangebot.
Die Anbieter können technische Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle führen. Diese dienen dem Betrieb und der Fehleranalyse, nicht einer automatischen Übernahme der Formularinhalte in Werbeprofile. Die konkreten Hosting-Vertragspartner, Auftragsverarbeitungsverträge, Protokollfristen und Übermittlungsgrundlagen sind vor dem Domain-Livegang noch abschließend zu verifizieren. Dieser Abschnitt ist deshalb ausdrücklich Teil der anwaltlichen Prüffassung.
3. Ihre Anfrage: Daten und Rechtsgrundlagen
Wenn Sie das Formular nutzen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen freiwillig ergänzten Angaben: Unternehmen, Ansprechperson, Telefon, gewünschtes Format, Art der Anfrage, Personenzahl, Zeitraum, Wochentage, Region, Budget, Sprache und Nachricht. Hinzu kommen Eingangszeitpunkt, eine eindeutige Vorgangsnummer, die aufgerufene Formularseite und der Nachweis, welche Datenschutzhinweise Sie bestätigt haben. Bitte tragen Sie keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensiblen Informationen in das freie Nachrichtenfeld ein.
Wir verwenden diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, das passende Angebot vorzubereiten und die weitere Zusammenarbeit zu organisieren. Wenn Sie selbst Vertragspartei sind oder einen Vertrag anbahnen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Handeln Sie als Ansprechperson eines Unternehmens, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Kommunikation mit dem anfragenden Unternehmen. Gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Die Bestätigung am Formular dokumentiert die Kenntnisnahme dieser Hinweise. Sie ist keine Einwilligung in Werbung und keine pauschale Einwilligung in jede Datenverarbeitung. Die E-Mail-Adresse wird für eine Antwort benötigt; ohne sie kann das Onlineformular nicht abgesendet werden. Weitere Formularangaben sind freiwillig. Alternativ können Sie uns telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.
4. Microsoft Azure, SharePoint und Event-Cockpit
Ihre Anfrage wird verschlüsselt an den Webserver übertragen und von dort über eine signierte Schnittstelle an Microsoft Azure weitergegeben. Dort wird sie geprüft und im geschützten SharePoint-Datenkern gespeichert. Erst nach bestätigter Speicherung meldet das Formular einen erfolgreichen Eingang.
Eine reduzierte Arbeitsansicht wird anschließend in unser Event-Cockpit übertragen. Sie enthält die für die Organisation erforderlichen Angaben, etwa Unternehmen, Format, Zeitraum, Eingang und Bearbeitungsstatus. Die automatische Cockpit-Projektion enthält keine E-Mail-Adresse, Telefonnummer, freie Nachricht oder Werbe-Klickkennungen. Die vollständige Anfrage verbleibt im zugriffsbeschränkten Datenkern.
Microsoft Azure Functions, Warteschlangen und Application Insights unterstützen Übertragung, Wiederholungen nach technischen Fehlern und Betriebsüberwachung. Dabei werden technische Vorgangs- und Fehlerdaten verarbeitet. Unsere Anwendungsprotokolle sind nicht dafür vorgesehen, vollständige Formularinhalte oder Zugangsschlüssel aufzuzeichnen. Zugriff erhalten die für Bearbeitung und technischen Betrieb berechtigten Personen.
Microsoft 365/SharePoint und Azure sind Dienste von Microsoft. Für Geschäftskunden sind insbesondere die vertraglichen Datenschutzbedingungen von Microsoft maßgeblich. Eine europäische Speicherregion schließt einzelne internationale Support- oder Sicherheitsverarbeitungen nicht automatisch aus. Einzelheiten zu Empfängern und internationalen Übermittlungen finden Sie auch in Abschnitt 9.
5. E-Mail und interne Bearbeitung
Zuständiges Postfach für neue Eventanfragen ist angebote@agentur-erlebnisraum.de. An dieses Postfach gerichtete Nachrichten werden durch die mit der Anfrage befassten Mitarbeitenden bearbeitet. Dabei werden Absender- und Empfängeradresse, Inhalt, Anhänge und technische Versanddaten verarbeitet. Es gelten die unter Abschnitt 3 genannten Rechtsgrundlagen.
Die automatische interne Benachrichtigung über neue Websiteanfragen an dieses Postfach wird für den neuen Webauftritt eingerichtet und muss vor dem Domain-Livegang gesondert abgenommen werden. Die Speicherung im Datenkern funktioniert davon unabhängig. E-Mail-Versand und -Speicherung erfolgen über die von uns eingesetzten E-Mail-Dienstleister. Gewöhnliche E-Mail ist nicht automatisch Ende-zu-Ende verschlüsselt; senden Sie darüber bitte keine besonders sensiblen Angaben.
6. Angebote und kaufmännische Bearbeitung mit easybill
Wenn unsere Mitarbeitenden eine Anfrage für die Angebotserstellung qualifizieren, können die dafür erforderlichen Kunden-, Kontakt- und Leistungsdaten an easybill übergeben werden. Anbieter ist die easybill GmbH, Düsselstr. 21, 41564 Kaarst, Deutschland. Die bloße Formularanfrage erzeugt nicht automatisch eine Rechnung und versendet kein Angebot.
easybill unterstützt uns bei Kundenverwaltung, Angeboten und der späteren kaufmännischen Abwicklung. Rechtsgrundlagen sind je nach Vertragsbezug Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO sowie bei gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Eine Zusammenführung mit Daten aus anderen Marken zu zusätzlichen Werbeprofilen ist nicht Bestandteil dieses Anfrageformulars.
7. Browser-Speicher und Ihre Auswahl
Notwendige Funktionen für Darstellung, Sicherheit und Formularverarbeitung sind unabhängig von einer Werbeeinwilligung verfügbar. Wir speichern Ihre Auswahl für Statistik und Marketing im lokalen Browser-Speicher unter „er_b2b_consent_v1“, zusammen mit dem Entscheidungszeitpunkt und der Version des Hinweises. Die Auswahl bleibt gespeichert, bis Sie sie ändern oder die Website-Daten im Browser löschen. Für die Speicherung der ausdrücklich gewünschten Datenschutzauswahl gilt § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für den Nachweis und die Beachtung der Auswahl Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO.
Über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern und eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Ohne Zustimmung werden die Google-Messskripte von unserer Website nicht geladen.
8. Google Tag Manager, Google Ads und Google Analytics
Nur nach Ihrer Auswahl „Statistik & Marketing erlauben“ laden wir Google-Dienste zur Messung von Kampagnen und erfolgreichen Anfragen. Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eingesetzt werden Google Tag Manager zur Steuerung der Tags, Google Ads zur Werbe- und Erfolgsmessung sowie Google Analytics 4 für das bestätigte Anfrageereignis.
Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten, Einwilligungsstatus, Cookie- bzw. Gerätekennungen, Werbe-Klickkennungen (gclid, gbraid, wbraid), Kampagnenparameter und Ereignisse zum Anfrageprozess verarbeitet werden. Eine erfolgreiche Anfrage wird erst nach bestätigter Speicherung als „generate_lead“ gemeldet. Zur Vermeidung von Doppelzählungen wird eine pseudonyme Vorgangsnummer verwendet. Diese Kennung ist nicht anonym. Die Website übergibt dabei keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder freien Nachrichten an die Werbe-Tags.
Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, für nicht notwendige Speicherung oder Zugriffe auf Ihr Endgerät, § 25 Abs. 1 TDDDG. Google Consent Mode übermittelt Ihre Auswahl an die Tags. Aktuell ist die Auswahl für Statistik und Marketing gemeinsam gestaltet; ihre rechtliche Ausgestaltung einschließlich der übermittelten Personalisierungssignale ist Gegenstand der anwaltlichen Prüfung.
Google verarbeitet die Daten entsprechend den eingesetzten Diensten und vertraglichen Einstellungen, gegebenenfalls unter Einbeziehung verbundener Unternehmen und von Servern außerhalb des EWR. Die konkrete Cookie-Inventarliste, Speicherdauer in den Google-Konten und Einstellungen zur Personalisierung sind vor der endgültigen Freigabe noch zu dokumentieren. Erweiterte Conversions mit E-Mail-Adressen und spätere Offline-Rückmeldungen zu Angeboten oder Aufträgen werden durch diesen Text nicht zusätzlich freigeschaltet.
9. Empfänger und internationale Übermittlungen
Empfänger können die zuständigen Mitarbeitenden, eingesetzte IT-, Hosting-, E-Mail- und Cloud-Dienstleister, easybill sowie – bei entsprechender Einwilligung – Google sein. Dienstleister werden, soweit sie weisungsgebunden für uns verarbeiten, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO eingebunden. Daneben können Behörden, Gerichte oder beruflich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berater Daten erhalten, soweit eine rechtliche Verpflichtung oder die Wahrung von Rechtsansprüchen dies erfordert.
Bei internationalen Anbietern können Verarbeitungen außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in den USA, stattfinden. Solche Übermittlungen benötigen eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO, beispielsweise einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln mit gegebenenfalls zusätzlichen Schutzmaßnahmen. Eine Berufung auf das frühere „Privacy Shield“ erfolgt nicht. Welche Grundlage für den jeweiligen konkreten Vertrag gilt, ist vor dem Domain-Livegang abschließend zu prüfen. Informationen und gegebenenfalls eine Kopie der einschlägigen Garantien können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern.
10. Speicherdauer und Löschung
Anfragedaten werden benötigt, solange Ihre Anfrage und daraus entstehende Vertrags- oder Angebotsvorgänge bearbeitet werden. Danach werden sie gelöscht oder ihre Verarbeitung eingeschränkt, soweit nicht gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die erforderliche Sicherung von Rechtsansprüchen eine weitere Speicherung rechtfertigen. Maßgeblich sind insbesondere die Art des Dokuments, die steuer- und handelsrechtliche Einordnung, Abschluss des Vorgangs und gegebenenfalls laufende Verjährungs- oder Streitfristen.
Technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle, Warteschlangen, Sicherungskopien, E-Mail-Nachrichten und Marketingdaten haben eigene betriebliche Aufbewahrungszyklen. Die verbindlichen Fristen und Löschabläufe für diese Systeme werden im Rahmen der Freigabe dieser Prüffassung festgelegt und mit den tatsächlich eingestellten Werten abgeglichen. Es wird hier keine noch nicht nachgewiesene automatische Löschung zugesichert.
11. Ihre Rechte
Nach den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20). Auskunft ist nicht auf einmal im Jahr beschränkt. Soweit wir auf Grundlage einer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit für die Zukunft widerrufen.
Widerspruchsrecht: Bei einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verwendet, können Sie dieser Verwendung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 DSGVO). Kontakt: mail@agentur-erlebnisraum.de.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für uns ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Str. 12, 66111 Saarbrücken, erreichbar unter poststelle@datenschutz.saarland.de, eine zuständige Anlaufstelle.
Über Ihre Anfrage und Angebote entscheiden Menschen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet über dieses Formular nicht statt.
12. Bilder, Schriften und externe Links
Die verwendeten Schriften und Websitebilder werden mit der Website ausgeliefert. Es werden dafür keine Google-Fonts-Schriften von einem gesonderten Google-Schriftenserver nachgeladen. Links zu Instagram, Facebook, unseren anderen Marken oder externen Anbietern sind gewöhnliche Links, keine eingebetteten Social-Media-Feeds. Erst beim Öffnen eines solchen Links rufen Sie das externe Angebot auf; dort gelten dessen Datenschutzhinweise.
Der neue B2B-Webauftritt hat derzeit kein öffentliches Kundenkonto, keine Bewertungsregistrierung und kein Newsletter-Anmeldeformular. Die entsprechenden Abschnitte der alten Website wurden deshalb nicht als tatsächlich vorhandene Funktionen übernommen.